Bayangkan setiap hari ada 50 pelanggan yang menghubungi perusahaan Anda lewat WhatsApp. Hari ini mereka dilayani satu staf penjualan, besok tiga, dan setahun lagi sepuluh.
Bagaimana membagi pesan masuk? Bagaimana mengirim penawaran ke ribuan pelanggan? Apa yang terjadi dengan riwayat percakapan jika karyawan mengundurkan diri atau kehilangan ponsel?
Saat bisnis masih kecil, pertanyaan ini jarang terpikirkan. Namun, seiring waktu, WhatsApp biasa bisa menjadi kendala besar.
Meta menyediakan dua solusi berbeda untuk melayani pelanggan: aplikasi WhatsApp Business dan akun WABA di Meta.
Keduanya dirancang untuk kebutuhan yang berbeda. Mari kita lihat perbedaannya dan solusi mana yang cocok untuk bisnis Anda.
Ini adalah WhatsApp yang sudah dikenal banyak orang, tetapi dengan fitur tambahan untuk bisnis.
Anda memasang aplikasi WhatsApp Business di ponsel, mendaftarkan nomor, lalu bisa berkomunikasi dengan pelanggan.
Aplikasi ini menyediakan profil bisnis, katalog produk, pesan sambutan, balasan cepat, label chat, dan beberapa fitur berguna lainnya.
Bagi pemilik usaha yang bekerja sendiri, ini merupakan solusi yang cukup praktis.
Misalnya, jika Anda membuka bengkel mobil, memberikan perawatan kecantikan, atau berjualan sendiri, aplikasi WhatsApp Business bisa memenuhi seluruh kebutuhan Anda.
Pelanggan mengirim pesan, Anda membalas, menyepakati detail, lalu menerima pesanan.
Masalah mulai muncul saat WhatsApp bukan lagi alat komunikasi pribadi, melainkan saluran penjualan utama seluruh perusahaan.
WABA adalah singkatan dari WhatsApp Business Account. Ini adalah akun bisnis perusahaan di Meta yang digunakan untuk mengakses platform resmi WhatsApp Business API.
Perbedaannya, aplikasi WhatsApp Business menyediakan antarmuka siap pakai untuk berkirim pesan, sedangkan akun WABA di Meta memungkinkan Anda menghubungkan sistem perusahaan melalui API.
API sendiri adalah teknologi yang memungkinkan program bertukar pesan dengan WhatsApp.
Misalnya, Anda dapat menghubungkan akun WABA di Meta ke layanan AnyLinga untuk mendapatkan:
Nomor WhatsApp tetap menjadi nomor perusahaan. Karyawan mengaksesnya melalui AnyLinga atau CRM, tidak harus melalui ponsel.
Sederhananya: aplikasi WhatsApp Business adalah alat untuk berkomunikasi. Akun WABA di Meta adalah dasar untuk membangun sistem komunikasi perusahaan melalui WhatsApp API.
Satu hal penting lagi: akun WABA di Meta berbeda dengan aplikasi WhatsApp Business. Meski keduanya merupakan solusi yang berbeda, dalam kondisi tertentu Meta mengizinkan satu nomor digunakan di aplikasi dan melalui API secara bersamaan.
Misalkan perusahaan memiliki tim penjualan yang terdiri dari sepuluh orang.
Semuanya perlu berkomunikasi dengan pelanggan melalui WhatsApp.
Bagaimana mengaturnya?
Aplikasi WhatsApp Business memungkinkan Anda menghubungkan perangkat tambahan. Pada versi standar, jumlahnya hingga empat perangkat. Beberapa konfigurasi berbayar menyediakan perangkat tambahan dan fitur pembagian chat.
Namun, aplikasi ini tidak bisa menggantikan sistem pengelolaan tim penjualan besar secara menyeluruh.
Pimpinan mulai menghadapi pertanyaan berikut:
Untuk menangani kebutuhan ini, diperlukan sistem perusahaan.
Anda menghubungkan satu nomor perusahaan melalui akun WABA di Meta ke AnyLinga atau CRM.
Semua pesan masuk ke satu sistem bersama.
Staf penjualan mendapat akses ke percakapan yang ditugaskan kepada mereka dan dapat melayani pelanggan secara bersamaan.
Jika perlu, percakapan dapat dialihkan ke karyawan lain beserta riwayatnya.
Satu nomor dapat digunakan oleh 10, 50, bahkan 100 karyawan, asalkan sistem yang digunakan mendukung jumlah pengguna tersebut.
Anda tidak perlu menyediakan nomor WhatsApp tersendiri untuk setiap staf penjualan.
Pelanggan juga tidak perlu mengingat puluhan nomor telepon perusahaan Anda.
Anda memiliki satu nomor perusahaan yang ditangani oleh satu tim lengkap.
Bayangkan Anda memiliki toko online dengan basis data berisi 5.000 pelanggan.
Anda mengadakan promo dan ingin mengabarkannya kepada semua pelanggan melalui WhatsApp.
Aplikasi WhatsApp Business memiliki daftar siaran.
Namun, daftar siaran klasik memiliki batasan penting: hanya pengguna yang menyimpan nomor Anda di kontak mereka yang akan menerima pesan.
Meta juga mengembangkan fitur siaran bisnis berbayar di aplikasi, tetapi ketersediaan dan kemampuannya bergantung pada pasar.
Jika Anda memerlukan kampanye rutin ke basis pelanggan, segmentasi, otomatisasi, dan analitik terperinci, kemampuan aplikasi mungkin tidak mencukupi.
Beberapa perusahaan mencoba mengakali batasan ini: mengirim ratusan pesan yang sama secara manual atau memasang program pengiriman massal tidak resmi.
Di sinilah muncul risiko tambahan.
WhatsApp dapat membatasi pengiriman pesan atau memblokir akun karena aktivitas mencurigakan dan pelanggaran aturan.
Bayangkan dampaknya jika nomor tersebut tercantum di situs, iklan, dan kartu nama Anda, sementara pelanggan tetap sudah menggunakannya untuk menghubungi Anda selama beberapa tahun.
WhatsApp Business API resmi menyediakan pengiriman pesan menggunakan templat yang disetujui Meta.
Misalnya, melalui AnyLinga Anda dapat:
Anda bisa menjalankan kampanye pesan massal setiap hari dan menjangkau ribuan pelanggan.
Namun, ada syaratnya: Anda harus memiliki persetujuan penerima, mematuhi aturan Meta, dan memperhatikan batas pengiriman yang berlaku.
Untuk akun WABA baru di Meta, batas awal biasanya kecil, misalnya 250 penerima unik dalam 24 jam untuk pesan keluar di luar jendela layanan yang terbuka. Setelah itu, batasnya dapat meningkat menjadi ribuan hingga puluhan ribu.
API resmi tidak menjamin akun bebas dari pemblokiran. Namun, API menyediakan mekanisme komunikasi massal yang memang disediakan Meta, berbeda dengan upaya berisiko untuk meniru otomatisasi melalui ponsel.
Ini merupakan salah satu risiko paling berbahaya yang sering diremehkan bisnis.
Bayangkan seorang staf penjualan sudah dua tahun berkomunikasi dengan pelanggan melalui aplikasi WhatsApp Business.
Di dalamnya tersimpan kontak, pesanan, foto, dokumen, penawaran bisnis, kesepakatan, dan riwayat percakapan penting.
Suatu hari, ponselnya dicuri.
Jika pencadangan belum diatur atau cadangannya tidak bisa diakses, informasi tersebut mungkin tidak dapat dipulihkan.
Kami pernah menghadapi situasi seperti ini dalam pekerjaan sehari-hari.
Namun, kehilangan ponsel bukan satu-satunya kemungkinan.
Karyawan bisa mengundurkan diri. Ia mungkin masih menyimpan kontak pelanggan, dokumen, atau percakapan yang tidak ada di sistem perusahaan.
Masalahnya bukan pada WhatsApp itu sendiri, melainkan karena perusahaan mempercayakan informasi bisnis penting kepada satu orang dan perangkatnya.
Saat akun WABA di Meta dihubungkan ke CRM atau Inbox perusahaan, percakapan dapat otomatis disimpan di sistem perusahaan.
Staf penjualan membalas pelanggan, mengirim dokumen, membahas pesanan, dan informasinya tercatat di basis data perusahaan.
Jika staf tersebut mengundurkan diri, Anda menonaktifkan aksesnya.
Karyawan baru melanjutkan pelayanan kepada pelanggan yang sama dengan konteks yang diperlukan.
Jika ponsel hilang atau dicuri, riwayat percakapan tidak ikut hilang bersama perangkat.
Tentu saja, penyimpanan pesan, hak akses, dan pencadangan perlu diatur terlebih dahulu. Akun WABA di Meta sendiri bukan pengganti arsip percakapan.
Perbedaan mendasarnya: riwayat hubungan dengan pelanggan menjadi milik perusahaan dan berada dalam kendalinya.
Misalkan pelanggan membuat janji konsultasi.
Karyawan harus ingat untuk mengirim pengingat sehari sebelum pertemuan.
Setelah pembelian, ia perlu memberi tahu bahwa pesanan sudah siap.
Seminggu kemudian, ia perlu menanyakan apakah pelanggan puas.
Tiga bulan kemudian, ia perlu menawarkan pembelian ulang.
Selain itu, pelanggan tetap perlu mendapat ucapan ulang tahun, dan pelanggan yang sudah lama tidak membeli perlu diajak kembali.
Anda bisa menugaskannya kepada staf penjualan.
Namun, semakin banyak pelanggan, semakin besar kemungkinan ada yang lupa, terlambat, atau tidak sempat mengerjakannya.
Melalui integrasi dengan CRM, situs, atau sistem otomatisasi, Anda dapat mengatur pesan agar terkirim saat peristiwa tertentu terjadi.
Konfirmasi pesanan
Pelanggan membuat pesanan di situs dan otomatis menerima:
“Terima kasih. Pesanan Anda No. 1.258 sudah diterima. Kami akan memberi tahu saat pesanan siap”.
Pengingat pertemuan
24 jam sebelum jadwal:
“Kami ingatkan bahwa besok pukul 15.00 Anda memiliki jadwal konsultasi. Mohon konfirmasi kehadiran Anda”.
Ucapan ulang tahun
Pada hari ulang tahun pelanggan:
“Selamat ulang tahun. Kami sudah menyiapkan penawaran khusus untuk Anda”.
Mengajak pelanggan kembali
Jika pelanggan tidak membeli dalam 90 hari terakhir, sistem dapat memasukkannya ke segmen yang sesuai dan mengirim pesan pemasaran:
“Sudah lama kami tidak bertemu Anda. Ada penawaran khusus untuk pelanggan tetap”.
Pembelian ulang
Sebulan setelah pesanan, sistem menawarkan bahan habis pakai atau produk pelengkap.
Semua alur ini berjalan tanpa karyawan harus mengirim pesan secara manual.
Namun, templat pesan keluar harus sesuai dengan aturan Meta. Pesan pemasaran memerlukan persetujuan pelanggan.
Dengan begitu, staf penjualan fokus pada percakapan dan penjualan, bukan mengirim pesan serupa berulang kali secara manual.
Pelanggan menghubungi lewat WhatsApp. Staf penjualan menanyakan detail, menyepakati ketentuan, dan berjanji mengirim penawaran.
Namun, tidak ada yang dicatat di CRM.
Seminggu kemudian, pimpinan melihat transaksi yang tidak mengalami kemajuan. Tidak jelas apa yang sudah dibahas, mengapa pelanggan belum membeli, dan siapa yang harus mengambil langkah berikutnya.
Saat WhatsApp tidak terhubung ke CRM, informasi harus dipindahkan secara manual.
Sementara itu, pencatatan manual bisa menyebabkan informasi terlewat, kesalahan, dan kesepakatan yang tidak tercatat.
Saat dihubungkan ke CRM, pesan dapat otomatis muncul di catatan pelanggan atau transaksi.
Staf penjualan dapat melihat riwayat percakapan langsung di tempat mereka mengelola penjualan.
Pimpinan dapat memantau pelayanan pelanggan dan menelaah situasi yang diperselisihkan.
Anda juga dapat menggunakan fitur integrasi tambahan: otomatisasi tugas, pembagian pesan masuk, asisten AI, dan panggilan WhatsApp langsung dari CRM, jika didukung oleh layanan yang digunakan dan tersedia untuk nomor tersebut.
Dengan begitu, WhatsApp tidak lagi menjadi aplikasi pesan yang terpisah, melainkan bagian dari proses penjualan.
| Kemampuan | Aplikasi WhatsApp Business | WABA di Meta + platform perusahaan |
|---|---|---|
| Komunikasi dengan pelanggan | Ya | Ya |
| Bekerja dari satu ponsel | Ya | Ponsel tidak wajib |
| Beberapa karyawan | Kemampuan terbatas | Tim besar |
| Satu nomor untuk 100 staf penjualan | Tidak dirancang sebagai sistem lengkap untuk ini | Bisa |
| Pengiriman pesan massal | Fitur terbatas | Kampanye resmi sesuai batas Meta |
| Pesan otomatis berdasarkan peristiwa | Terbatas | Ya |
| Integrasi dengan CRM | Melalui solusi tambahan | Melalui API |
| Penyimpanan riwayat oleh perusahaan | Perlu diatur secara terpisah | Melalui Inbox atau CRM |
| Pembagian pesan masuk | Terbatas | Ya |
| Pemantauan staf penjualan | Terbatas | Melalui sistem perusahaan |
| Panggilan WhatsApp dari CRM | Bukan fitur standar aplikasi | Jika didukung Calling API |
| Biaya | Fitur utama gratis | Pesan API dan layanan bisa berbayar |
Tidak. Aplikasi ini hanya dibuat untuk kebutuhan yang berbeda.
Jika Anda bekerja sendiri, memiliki sedikit pelanggan, jarang mengirim pesan massal, dan tidak membutuhkan CRM, aplikasi WhatsApp Business adalah pilihan yang masuk akal.
Versi dasarnya gratis, praktis, dan tidak memerlukan pengaturan yang rumit.
Namun, jika Anda memiliki tim penjualan, ribuan pelanggan, kampanye pesan massal rutin, dan proses otomatis, aplikasi ini perlahan menjadi kendala.
Untuk kebutuhan tersebut, lebih masuk akal menggunakan WhatsApp Business API resmi melalui akun WABA di Meta.
Pendaftaran akun WABA di Meta gratis.
Namun, pengiriman beberapa kategori pesan melalui WhatsApp Business API resmi dikenai biaya sesuai tarif Meta.
Biayanya bergantung pada jenis pesan dan negara penerima.
Platform yang digunakan karyawan untuk berkirim pesan, menjalankan kampanye pesan massal, dan bekerja dengan CRM juga bisa dikenai biaya tambahan.
Misalnya, AnyLinga memungkinkan Anda menghubungkan API resmi, menggunakan Inbox perusahaan, dan mengirim pesan massal. Sebagai pengganti Inbox, Anda dapat menghubungkan CRM.
Yang terpenting: agar tim dapat bekerja dengan satu nomor, Anda tidak perlu membeli ponsel dan kartu SIM terpisah untuk setiap staf penjualan.
Ya, tetapi cara beralihnya bergantung pada penggunaan nomor saat ini.
Untuk beberapa akun, tersedia mode penggunaan bersama, yaitu Coexistence. Mode ini memungkinkan aplikasi WhatsApp Business dan API resmi digunakan dengan satu nomor.
Dalam kondisi lain, nomor perlu dipindahkan dari aplikasi WhatsApp Business ke platform API.
Jika Anda sudah memiliki nomor aktif dengan riwayat bertahun-tahun, jangan menghapus akun atau memindahkannya tanpa pemeriksaan terlebih dahulu.
Pastikan dahulu bahwa metode koneksi yang dipilih mendukung nomor Anda dan Anda memahami cara menyimpan riwayat percakapan yang diperlukan.
Ajukan beberapa pertanyaan berikut kepada diri Anda:
Jika jawaban Anda “ya” untuk sebagian besar pertanyaan, pertimbangkan untuk beralih ke akun WABA di Meta.
Ini bukan sekadar menambah kemampuan aplikasi pesan.
Ini adalah cara kerja yang berbeda: alih-alih mengandalkan percakapan pribadi karyawan, perusahaan memiliki saluran komunikasi pelanggan yang dapat dikelola.
Anda tidak harus merekrut pengembang untuk melakukannya.
Melalui AnyLinga, Anda dapat mengikuti pendaftaran resmi Meta, menghubungkan nomor, dan mulai menggunakan WhatsApp Business API.
Setelah terhubung, Anda dapat berkirim pesan melalui AnyLinga Inbox atau CRM dan menjalankan kampanye pesan massal.
Kami sudah menyiapkan panduan langkah demi langkah yang menjelaskan data yang diperlukan, cara mendaftarkan akun WABA di Meta, memverifikasi nomor, dan memeriksa koneksi.
Cara mendaftar WABA dan menghubungkan WhatsApp Business API — panduan langkah demi langkah
Jika Anda sudah siap menghubungkannya, buka AnyLinga dan mulai pendaftaran.
[Satu nomor perusahaan, riwayat percakapan bersama, dan alat kerja untuk seluruh tim — tanpa perlu menyediakan WhatsApp terpisah bagi setiap karyawan.]
Ditulis oleh
Max Shishkin — pendiri AnyLinga
Pendiri solo yang membangun AnyLinga dari Argentina. Baca kisah pendiri.
Hubungkan kanal, atur pembagian prospek, dan kelola percakapan dari CRM. Terjemahan ditambahkan saat Anda perlu.
Hubungkan ke Kommo