Bisakah Anda beralih dari WhatsApp Business di ponsel ke CRM dengan nomor yang sama tanpa kehilangan chat lama? Bisa. Caranya adalah menggunakan WhatsApp coexistence, bukan sebagai cara kerja permanen, tetapi sebagai tahap perantara untuk memindahkan riwayat yang tersedia ke CRM.
Saat menghubungkan nomor yang sudah ada ke WhatsApp Business API dengan cara biasa, Anda perlu menghapus akun di aplikasi WhatsApp Business. Riwayat chat akan hilang dari ponsel dan tidak otomatis muncul di CRM. Karena itu, banyak orang mengira mereka harus merelakan chat lama sebelum beralih ke API.
Ada urutan lain: hubungkan nomor sementara melalui coexistence, impor chat ke CRM, lalu alihkan nomor sepenuhnya ke API hanya setelah hasil impor diperiksa. Dengan AnyLinga, Anda bisa melakukannya untuk Kommo, amoCRM, atau HubSpot.
Cara kerja pemindahan:
Dengan cara ini, Anda tetap memakai nomor yang sama dan mendapatkan riwayat chat lama yang tersedia di CRM, tanpa memulai hubungan dengan pelanggan dari nol. Ada batasan penting: WhatsApp mengirimkan pesan dari 180 hari sebelum nomor dihubungkan, file media hanya dari 14 hari sebelumnya, dan tidak mengirimkan chat grup.
Penting: pemindahan hanya satu arah. Riwayat chat yang diimpor dan data dari CRM tidak bisa dipindahkan kembali ke aplikasi WhatsApp Business di ponsel. Setelah akun di aplikasi dihapus, riwayat di ponsel akan hilang; periksa hasil impor di CRM sebelum menghapus akun. Batasan ini berlaku untuk pemindahan riwayat lama: pesan baru saat coexistence aktif bisa muncul di aplikasi maupun di CRM.
Coexistence menghubungkan nomor dari aplikasi WhatsApp Business ke Cloud API tanpa menghapusnya dari aplikasi. Dalam alur ini, coexistence menjadi penghubung sementara untuk memindahkan riwayat, bukan mode yang wajib digunakan seterusnya. Jika Anda ingin memahami perbedaan aplikasi dan WhatsApp Business API resmi, baca perbandingannya sebelum mulai.
Periksa persyaratan berikut terlebih dahulu:
Proses menghubungkan nomor lebih mudah dilakukan dari komputer: kode QR yang muncul di jendela Meta perlu dipindai melalui WhatsApp Business di ponsel.
Di AnyLinga, buka “Kanal” dan aktifkan “WhatsApp Business API”. Di jendela “Hubungkan WhatsApp Business”, pilih “WhatsApp Business saya di ponsel”. Di bawah pilihan ini tertulis: “Hubungkan tanpa melepas tautan ke aplikasi di ponsel Anda.” Klik “Hubungkan WhatsApp saya”.
Jendela Meta kemudian akan terbuka. Masukkan nomor, pindai kode QR melalui aplikasi WhatsApp Business, lalu konfirmasikan pengiriman riwayat chat.
Segera setelah nomor terhubung, biarkan ponsel tetap terhubung ke internet dan aplikasi tetap terbuka. Riwayat akan diterima dalam beberapa menit atau jam pertama. Tunggu hingga pengiriman selesai sebelum memeriksa pilihan impor yang tersedia.
Selama coexistence aktif, aplikasi di ponsel tetap berfungsi. Pesan baru yang dikirim dari aplikasi maupun CRM akan terlihat di kedua tempat. Namun, ini bukan berarti riwayat lama yang sudah tersimpan di CRM nantinya bisa dipindahkan kembali ke ponsel.
Setelah nomor terhubung, WhatsApp dapat mengirimkan riwayat yang tersedia ke AnyLinga. Langkah berikutnya adalah impor massal: proses ini memindahkan riwayat yang diterima ke CRM Anda. Kontak dibuat atau dihubungkan dengan chat sesuai aturan integrasi; ini bukan penyalinan seluruh buku alamat ponsel.
Buka “Kanal” dan temukan nomor yang sudah terhubung. Di samping “WhatsApp Business API”, klik ikon impor dengan label “Impor riwayat chat dari ponsel”.
Di jendela “Impor riwayat WhatsApp”, tersedia empat periode: 7, 30, 90, dan 180 hari. Jumlah pesan ditampilkan untuk setiap periode. Pilih periode yang diperlukan, periksa batas waktu pada baris “Impor tersedia hingga …”, lalu baca peringatan tentang deal dan duplikat. Centang kotak konfirmasi dan klik “Impor”.
Pilih periode berdasarkan riwayat chat lama yang dibutuhkan tim di CRM. Periode yang singkat membatasi jumlah riwayat yang diimpor. Periode 180 hari mencakup semua pesan yang disediakan WhatsApp. Memilih 180 hari tidak memperpanjang periode ketersediaan file media: file tersebut hanya tersedia untuk pesan dari 14 hari sebelum nomor dihubungkan.
Sebelum memulai impor massal, perhatikan pengaruhnya terhadap pipeline:
Selama impor berlangsung, tulisan “Impor riwayat: N dari M” muncul di bawah nomor. Indikator ini bisa digunakan untuk memeriksa apakah proses sudah selesai.
Jangan tertukar antara dua batas waktu ini. Sinkronisasi riwayat WhatsApp harus berlangsung dalam 24 jam setelah nomor dihubungkan. AnyLinga memintanya secara otomatis segera setelah nomor terhubung. Tombol impor massal di AnyLinga tersedia selama tujuh hari setelah nomor dihubungkan. Batas waktu tujuh hari ini tidak memperpanjang batas waktu sinkronisasi WhatsApp yang hanya 24 jam.
Anda juga bisa bekerja tanpa impor massal. Saat pelanggan mengirim pesan baru atau Anda mengirim pesan kepadanya, AnyLinga otomatis memindahkan riwayat chat tersebut yang tersedia ke CRM. Proses ini menggunakan riwayat yang sudah dikirimkan WhatsApp, dalam rentang 180 hari. AnyLinga menyimpan riwayat yang diterima selama 180 hari. Namun, untuk beralih sepenuhnya ke API, sebaiknya lakukan impor massal dan periksa hasilnya terlebih dahulu, bukan menunggu pesan baru dari pelanggan.
Sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya, buka beberapa chat penting di CRM. Periksa riwayat, kontak, lampiran untuk periode yang tersedia, dan bagaimana deal dibuat.
Jika tim Anda menggunakan Kommo, cara menghubungkan CRM dijelaskan dalam panduan integrasi Kommo.
Inilah tujuan utama alur yang dijelaskan, jika Anda ingin berhenti menggunakan aplikasi di ponsel dan melanjutkan pekerjaan dengan nomor yang sama di CRM. Coexistence diperlukan untuk memindahkan riwayat yang tersedia; Anda tidak harus terus menggunakan mode ini.
Lanjutkan ke langkah 3 hanya setelah impor selesai dan chat yang diperlukan sudah diperiksa di CRM. Saat akun di aplikasi dihapus, riwayat WhatsApp akan terhapus dari ponsel. Riwayat yang sudah diimpor ke CRM tetap tersimpan di sana, tetapi tidak bisa dikembalikan ke aplikasi WhatsApp Business.
Untuk beralih:
Setelah itu, nomor bekerja melalui API, bukan melalui aplikasi di ponsel, dengan templat, pengiriman pesan massal, dan beberapa staf. Ponsel tidak diperlukan untuk melanjutkan pekerjaan.
Jika Anda ingin tetap membalas pelanggan dari ponsel, Anda bisa berhenti setelah langkah 2 dan mempertahankan coexistence. Untuk memindahkan riwayat saja, Anda tidak perlu berhenti menggunakan aplikasi.
Bisa. Hubungkan nomor melalui coexistence terlebih dahulu, pindahkan riwayat yang tersedia ke CRM melalui AnyLinga, lalu periksa hasilnya. Setelah itu, barulah hapus akun WhatsApp Business di ponsel dan hubungkan nomor yang sama agar hanya bekerja melalui API.
Tidak. Dengan coexistence, aplikasi WhatsApp Business tetap berfungsi dan riwayat tetap tersimpan di ponsel. Anda bisa mendapatkan riwayat yang tersedia dari 180 hari sebelumnya di CRM. Jika nantinya akun di aplikasi dihapus, riwayat di ponsel juga akan terhapus. Jadi, pastikan semua yang diperlukan sudah dipindahkan ke CRM terlebih dahulu.
Tidak. Cara ini memungkinkan Anda memindahkan riwayat yang tersedia dari aplikasi ke CRM, tetapi tidak sebaliknya. Adanya pesan baru yang tersinkronisasi di kedua antarmuka selama coexistence bukan berarti seluruh riwayat CRM bisa dipulihkan ke aplikasi.
Saat impor, data yang terkait dengan chat yang tersedia ikut dipindahkan. Kontak yang sesuai dibuat atau dihubungkan di CRM berdasarkan aturan integrasi. Seluruh buku alamat ponsel tidak diimpor secara terpisah: jangan menganggap kontak tanpa chat yang tersedia sudah ikut dipindahkan.
WhatsApp mengirimkan pesan yang dikirim atau diterima selama 180 hari sebelum nomor dihubungkan, sekitar enam bulan. File media hanya tersedia untuk pesan dari 14 hari sebelumnya. Memilih periode impor yang lebih panjang tidak membuat file lama menjadi tersedia.
Tidak. Chat grup tidak termasuk dalam riwayat yang dikirimkan WhatsApp saat nomor dihubungkan melalui coexistence.
Sinkronisasi riwayat WhatsApp harus selesai dalam 24 jam setelah nomor dihubungkan. Setelah itu, untuk mendapatkan riwayat kembali, Anda perlu memutuskan koneksi nomor dan mengulangi proses menghubungkannya. Batas waktu ini terpisah dari periode tujuh hari di AnyLinga untuk mengimpor riwayat yang sudah diterima.
Tidak. Jika Anda nyaman bekerja dari ponsel juga, coexistence bisa dipertahankan. Namun, jika tujuannya adalah beralih sepenuhnya ke CRM dan API resmi dengan nomor yang sama, lakukan langkah 3 setelah memeriksa hasil impor.
Ditulis oleh
Max Shishkin — pendiri AnyLinga
Pendiri solo yang membangun AnyLinga dari Argentina. Baca kisah pendiri.
Mulai dengan masa uji coba AnyLinga. Hubungkan nomor WhatsApp Business yang sudah Anda gunakan melalui coexistence, impor riwayat chat yang tersedia, lalu periksa chat di CRM. Setelah itu, Anda bisa menggunakan nomor yang sama hanya melalui API, tanpa harus terus bekerja di aplikasi ponsel.
Hubungkan WhatsApp ke AnyLinga